Media System - CAULONIA

Per stare al passo.... coi tempi!

Il software LegalSystem nasce dall’esigenza della categoria forense di proporsi nella nuova era telematica in maniera semplice ed efficace, consentendo l’organizzazione da un’unica piattaforma, basata su database SQL Server, di tutta l’attività dello studio. Inoltre grazie alla tecnologia Smart Document di Microsoft, integrata con Office 2003, LegalSystem snellisce le attività quotidiane e facilita il riutilizzo dei contenuti, per esempio testi predefiniti per la stesura di citazioni e, soprattutto, semplifica la condivisione di informazioni all’interno dello studio e con l’esterno.
Il software LegalSystem è predisposto per la comunicazione telematica con gli Uffici Giudiziari e tra gli avvocati; fornisce tutti gli elementi di una buona automazione d'ufficio, con l'intenzione dichiarata di predisporre lo studio legale all'utilizzo ottimale delle nuove tecnologie, quali il Processo Telematico.

CARATTERISTICHE GENERALI

Snellisce le operazioni quotidiane

Il software “Legal System” permette di organizzare su un'unica piattaforma tutta l'attività dello studio legale. Per adattarsi alle diverse esigenze, è caratterizzato da un elevato livello di modularità, sia dal punto di vista funzionale che tecnologico. Si adatta sia alle esigenze del piccolo studio, sia a quelle delle strutture più complesse, mettendo a disposizione anche meccanismi di accesso remoto ai dati per via telematica. La piattaforma tecnologica è quella Microsoft, perfettamente integrabile con gli applicativi della linea Office. Pur disponendo di funzioni molto sofisticate, l'applicativo è caratterizzato da una grande semplicità di uso. Sono integrati nella procedura sia la Gestione Antiriciclaggio che il riallineamento dei dati con i registri di cancelleria degli Uffici Giudiziari (PolisWeb) e l'invio telematico degli atti (Easy PCT)

Dialoga con la Pubblica Amministrazione
Il software Legal System è stato realizzato nell’ottica di una completa integrazione ed interazione con la Pubblica Amministrazione e gli Uffici Giudiziari, che stanno attivando nuovi importanti servizi telematici come l’accesso via web ai fascicoli del Tribunale, della Corte d’Appello e della Cassazione. Il software “Legal System” è stato pensato per dialogare in modo bilaterale con tutti questi enti, allorché saranno attivati i servizi fruibili. Il software acquisisce, infatti, i dati messi a disposizione dai server della Cassazione e di PolisWeb ed è progettato per alimentare i registri informatizzati della cancelleria, quando tale servizio sarà reso disponibile.

Garantisce trasparenza e sicurezza
TeamSystem ha sottoscritto con Cassa Forense, nell’ambito del progetto
Avvocatura 2000, un protocollo d’intesa che garantisce agli utenti un programma con il miglior rapporto qualità/prezzo, sotto la supervisione della Cassa stessa. L’utilizzo di Legal System si traduce in un risparmio di tempo e denaro per gli spostamenti, sensibilmente ridotti, beneficiando di una sicurezza maggiore nella gestione degli atti.

E' accessibile via web "Ufficio Ovunque"

Il software Legal System può essere utilizzato anche in modalità web, attraverso uno specifico portale denominato "Ufficio Ovunque", senza richiedere particolari installazioni sulle macchine remote: unico requisito l'accesso a internet. Le funzionalità offerte sono le stesse a disposizione nella versione installata all'interno dello studio (ad esempio: condivisione di documenti e di informazioni) in una specifica area messa loro a disposizione e raggiungibile dietro autenticazione.

FUNZIONALITA' PRINCIPALI

L'agenda legale
Il software Legal System permette di pianificare tutta l'attività di studio attraverso l'utilizzo del modulo agenda, che consente di tnere sotto controllo tutto il volume degli adempimenti da effettuare nonchè quelli già effettuati, sia che si tratti di scadenze generiche, di appuntamenti, di memoranda o di udienze. L’agenda legale si presenta con l’aspetto di una normale “Agenda Planning” con diverse viste (giornaliera, settimanale, mensile, semestrale) ognuna delle quali permette di attivare delle specifiche stampe. L'aggiornamento giornaliero dell'agenda consente di riversare azioni effettuate in parcella, con automatismi per il calcolo di diritti ed onorari.
L'agenda di Legal System permette il trasferimento di tutti i dati su computer palmari o telefonini smartphone.

La gestione pratiche
Le pratiche sono gestite come in uno schedario ovvero come un fascicolo elettonico: ad ogni cartella corrispondono i documenti associati alla pratica, le azioni da effettuare e quelle effettuate, la parcella. Risulta molto facile la registrazione delle prestazioni ed il relativo riconoscimento delle anagrafiche coinvolte, nonchè il loro consolidamento in un apposito programma in grado di ottemperare a tutte le richieste previste dalla normativa antiriciclaggio. È possibile esportare le pratiche su computer portatili oppure verso altri studi.

La gestione dei documenti
Dall'area documenti del fascicolo di pratica è possibile collegare qualsiasi file presente nelle risorse locali o di rete.
(nel fascicolo possono essere inclusi files di testo, immagini, report di collegamento a banche dati, fogli di calcolo, messaggi di posta etc). E' prevista una specifica integrazione con Microsoft Word che assiste l'utente in tutte le attività di creazione, modifica e stampa di atti, documenti, lettere, fax o comunicazioni in genere, sfruttando degli automatiscmi in grado di trasferire le informazioni inserite nel fascicolo direttamente all'interno di specifici modelli a composizione automatica, riducendo al minimo gli errori di battitura. I documenti possono essere firmati elettronicamente ed inviati direttamente via e-mail. Esiste inoltre la possibilità di ottenere la composizione automatica degli atti più ripetitivi sia in termini di compilazione automatica dei dati, che di calcoli tariffari.

La parcellazione e fatturazione
La parcellazione a consuntivo viene effettuata selezionando i diritti e gli onorari della Tariffa Nazionale Forense.
il programma calcola in automatico i valori che questi devono assumere in funzione dello scaglione tariffario e di un coefficiente di rilevanza definito dall’avvocato. È possibile richiamare delle “Parcelle base". L’aggiornamento giornaliero dell’agenda consente di riversare in parcella le azioni effettuate e le spese sostenute. In tal modo la parcella risulta già compilata al momento in cui si decide
di emettere fattura o redigere una nota spese. È previsto un efficiente meccanismo di parcellazione oraria, con il conteggio del tempo necessario all’effettuazione di un certo compito e la sua immediata valorizzazione. E' possibile attivare tale modalità anche dall'agenda o utilizzando un timer.

La gestione contabile e le statistiche
L'elenco delle fatture emesse, con relativi totali e saldi, è disponibile a tre livelli:
per tutto lo studio, per il cliente e per la singola pratica.
La compilazione delle fatture è automatica per quanto riguarda il calcolo dell’IVA, della CPA, del forfettario spese e della eventuale ritenuta di acconto. Viene prodotta l’autodocumentazione delle spese sostenute per conto dei clienti e sono gestiti gli anticipi versati che vengono scomputati dalle successive fatture in termini di spese e competenze. Sono immediatamente visibili informazioni sul totale degli acconti ricevuti, totale delle spese sostenute e rimanenza
di fondo spese sia a livello globale che di singola pratica. Le prenotule (o fatture pro-forma) vengono considerate nel calcolo del totale credito, pur non costituendo documento contabile: all’atto del pagamento vengono trasformate in vere e proprie fatture, con la corretta numerazione e data di emissione. Sono collegabili diversi moduli di contabilità, che si adattano a tutte le esigenze, sulla base della larga esperienza Team System in questo campo. Team System è infati riconosciuta tra le principali aziende produttrici di software contabili e può garantire i massimi livelli di esperienza e competenza in questo campo.

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